Lors d’un dîner en ville, mes hôtes apprennent que je suis coach. Tout de suite une question fuse : expliquez-nous comment prendre du recul parce que là définitivement Outlook (ce célèbre logiciel de messagerie) va avoir notre peau.

D’abord interloqué par cette question, il s’ensuit un débat passionnant autour de la gestion du temps des managers où l’enchaînement des rendez-vous ressemble de plus en plus à une chaîne de production : superposition de réunions, tyrannie de l’agenda partagé, des réunions automatiques, des prises d’otage en fin de journée, racket du temps libre, réunions factices et mise en scène border line. « J’en suis rendu à masquer mes activités en inventant des réunions fictives afin de retrouver des créneaux libres pour réfléchir ». Sans parler de l’allongement automatique des journées pour… caser d’autres réunions, bref, le manager en perd son latin quand il ne perd pas purement et simplement le fil de toutes ces contributions simultanées, asynchrones, collaboratives ou subies. Les managers vivent de plus en plus une pression à la production lorsque leur rôle s’était jusqu’ici bâti sur la réflexion, la conception et l’animation. Outlook fait partie de ces ressources technologiques qui rendent visibles les métamorphoses de la journée d’un cadre. Outlook fait aussi partie de ces ressources technologiques annoncées comme fondamentales pour l’optimisation des journées de travail, oubliant bien vite que le savoir-faire d’une assistante rendait bien mieux service au manager qu’un clavier et un ordinateur. Quid de l’intelligence nécessaire pour donner du sens à l’organisation d’une journée de travail ?

Aujourd’hui, le manager passe donc son temps à gérer son agenda. Enchaîné, le manager éprouve une certaine souffrance à cause de ces solutions technologiques qui gomment littéralement les frontières entre sphère professionnelle et sphère privée. Avez-vous remarqué qu’au cinéma, l’intimité du couple était souvent représentée par un lit dans lequel Monsieur et Madame lisaient. Aujourd’hui, l’ordinateur portable et le blackberry (téléphones mobiles qui permettent de recevoir et envoyer des emails) remplacent les livres. L’échange de données électroniques prend le pas sur la parole. Le premier qui dit : destruction de valeur a gagné. J’ai une idée, et si on demandait au Premier Ministre de gérer son temps et les affaires d’Etat avec les outils du manager d’aujourd’hui ?

Il est temps de nous poser la question suivante : faut-il vraiment utiliser tous les moyens technologiques à notre disposition ? Il me semble que nous devrions mobiliser les ressources permettant d’élargir les possibilités de construction. Substituer une ressource de type logiciel à une ressource humaine apporte certainement une performance immédiate mais celle-ci reste terriblement pauvre. La logique d’économie atteint ses limites. La logique combinatoire devrait lui succéder pour retrouver des sources d’innovation propices aux espaces de performance. En effet, un espace de production saturé ne laisse pas la place à la transformation.

Le risque est tout simplement une perte d’efficience de l’action.  Cela va à l’encontre de la responsabilisation des équipes où la valeur tient plutôt du volume de réunions que l’on peut caser dans une journée plutôt que sur la finalité d’une réunion.

Par ailleurs, s’acharner à organiser la stabilité (programmation systématique des tâches, logique de planification, etc.) dans un univers complexe et mouvant est illusoire. Il semble plus judicieux de placer la notion de turbulence au cœur des modèles d’organisation. Et de conclure le dîner sur cette phrase : « Moins on sait où on va, plus il faut y aller vite » (citation reprise des Shadocks). Finalement, une bonne table apparaît comme le moyen le plus efficace de sortir d’Outlook…